Introducción

Las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en aliadas imprescindibles para las personas y equipos que buscan llevar sus ideas a buen puerto de manera organizada y eficiente. En un mundo donde el tiempo y los recursos son limitados, estas herramientas nos ofrecen un espacio para planificar, priorizar y coordinar tareas con claridad. No se trata solo de listas de pendientes o cronogramas, sino de facilitar la comunicación, reducir la incertidumbre y garantizar que todos los involucrados trabajen hacia un objetivo común.

Tema #1

Herramientas Tecnológicas Para La Gestión De Proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos están especialmente diseñadas para ayudar a usuarios individuales o equipos a gestionar los proyectos y las tareas con eficacia. El término “herramientas de GP” suele hacer referencia a un software de gestión de proyectos que puedes comprar o usar gratis en Internet.

En el entorno empresarial tan acelerado de hoy en día, la gestión de proyectos se ha convertido en un componente indispensable para el éxito de cualquier negocio. Para que la gestión de proyectos sea eficaz, es necesario planificar, organizar y gestionar recursos con miras a conseguir objetivos concretos en un plazo establecido. Sin embargo, hacerlo manualmente puede plantear todo un reto, aparte de requerir mucho tiempo y propiciar errores. He aquí el motivo de que el software de gestión de proyectos se haya convertido en la solución para afrontar estos retos, ya que ofrece un amplio abanico de funciones y prestaciones.

Tipos y características

Existen 2 tipos de herramientas, en ellas podemos encontrar las que son por parte Gratuitas y las que son por parte de Pago:

Herramientas Gratuitas.

1. Asana

Asana es una de las herramientas para la gestión de proyectos más populares, debido a su interfaz organizada y fácil de usar, con esta herramienta digital se pueden crear tableros para visualizar en qué etapa se encuentra el proyecto y para dar seguimiento a tareas terminadas.

Características

Las características más destacadas de Asana son la posibilidad de establecer controles de seguridad específicos, tiene una gran diversidad de integraciones que permiten hacer los procesos mucho más eficientes y permite compartir la misma información de forma privada y segura con todos los miembros de un equipo. 

2. Trello

Trello funciona mediante el uso de tableros donde se almacenan las tareas del proyecto y en donde se puede hacer uso de etiquetas para facilitar el seguimiento y control del proceso.

Características

Las características más destacadas de Trello son que se trabaja mediante etapas de flujo de trabajo hasta que se termina el proyecto. Es muy fácil de usar y es ideal para reflejar el proceso real del proyecto.

3. Microsoft To Do

 Es ideal para apuntar todas las tareas que tienes pendiente para los próximos días. Una especie de agenda online que te permite tener presente tus obligaciones y proyectos laborales. Permite establecer subtareas, a las que llama pasos, para conseguir el objetivo final.

 Características.

 Te permite crear listas, organizar pendientes, y establecer recordatorios para que no olvides nada importante. Su integración con otras aplicaciones de Microsoft como Outlook, hace que sea fácil sincronizar todo en un solo lugar. Además, es ligera, intuitiva y gratuita, perfecta para mantener el control de tus prioridades sin complicaciones.

4. Toggl Plan.

 Permite automatizar los procesos de delegación de tareas, ofreciendo en una vista rápida qué proyectos se han completado y cuáles no.

Características.

Su diseño intuitivo basado en cronogramas y tableros hace que sea fácil coordinar equipos y seguir el progreso. Es ideal para quienes buscan claridad en los plazos sin sentirse abrumados por demasiadas funciones. Además, fomenta la colaboración al permitir que todos vean y ajusten planes en tiempo real.

5.Wrike

 Es una herramienta diseñada para ayudar a equipos a organizarse, colaborar y alcanzar sus objetivos de manera eficiente. Ofrece un espacio centralizado donde puedes planificar tareas, asignarlas, y seguir su progreso en tiempo real.

 Características.

 Su flexibilidad permite trabajar con diferentes flujos de trabajo, como tableros Kanban o diagramas de Gantt. Además, facilita la comunicación con funciones de comentarios, aprobaciones y uso compartido de archivos. también incluye reportes personalizados e integraciones con herramientas populares, lo que lo convierte en una solución completa para equipos que buscan más organización y claridad en sus proyectos.

Herramientas de Pago 

1. Smartsheet

Es Ideal para los que prefieran trabajar con hojas de cálculo. Se trata de una versión más avanzada de una hoja de cálculo tradicional en la que hay más funciones. Esta herramienta se distingue por ser más intuitiva, dinámica y por brindar opciones para organizar los proyectos mediante la planificación y administración de tareas específicas.

Características.

Smartsheet nos permite agilizar y automatizar los flujos de trabajo e integrar diferentes soluciones tecnológicas para una mejor gestión.

2. Clickup

Clickup es una opción muy popular entre las Startups, es decir, para las empresas emergentes con recursos limitados y poco personal. Se distingue de otras herramientas por su interfaz intuitiva y colorida, así como por su variedad de funciones convenientes para tareas de marketing, ventas, diseño y desarrollo.

Características

Las características más interesantes que tiene Clickup es que están su capacidad de organizar los proyectos por prioridad, permite establecer objetivos y asignar recordatorios, para que los equipos los tengan presentes, por último, cuenta con un filtro que permite buscar, ordenar y personalizar opciones para la administración de tareas específicas. 

3. Monday

Esta herramienta fue diseñada específicamente para ayudar a las pequeñas empresas, que van comenzando a implementar herramientas digitales para la gestión de proyectos. Se trata de un software con una amplia gama de aplicaciones, que ayudan a acelerar el trabajo y a fomentar el trabajo colaborativo.

Características.

Entre sus principales características es que contiene procesos de automatización que ayudan a evitar errores, además, incluye un sistema donde es posible visualizar los datos de una forma fácil de procesar y entender.

4. Jira

es una herramienta diseñada para ayudar a los equipos, especialmente en el desarrollo de software, a planificar, organizar y seguir el progreso de sus proyectos. Es conocida por ser flexible y adaptable a diferentes metodologías, como Scrum o Kanban.

 Características.

 Permite dividir grandes proyectos en tareas manejables, asignarlas a personas específicas y rastrear su avance. Además, ofrece tableros visuales, reportes detallados y opciones de personalización que facilitan la colaboración y la toma de decisiones basadas en datos.

 5. Zoho Projects

Es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para simplificar la organización y el seguimiento del trabajo en equipo. Te permite planificar tareas, establecer plazos y colaborar de manera eficiente en un espacio centralizado.

Características.

Su interfaz es intuitiva y cuenta con funciones como diagramas de Gantt, seguimiento de tiempo y reportes detallados para mantener todo bajo control. Además, se integra fácilmente con otras aplicaciones de Zoho y herramientas populares, lo que lo hace muy versátil para equipos de cualquier tamaño.

Requisitos de uso - Funciones - Alcance - Impacto - Conveniencia para los diferentes tipos de proyectos en el área de tecnología de las herramientas de gestión de proyecto.

Por parte de las herramientas gratuitas:

Asana

 Requisitos de uso: Usa conexión a Internet y a un navegador web o la app móvil.

 Funciones: Permite crear tareas, subtareas, establecer fechas de vencimiento, asignar responsables, y colaborar mediante comentarios.

 Alcance: Ideal para equipos pequeños a medianos, es adecuado tanto para proyectos personales como para empresariales.

 Impacto: Mejora la organización del trabajo y la colaboración, reduciendo la confusión y ayudando a que las tareas se completen a tiempo.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es útil en proyectos tecnológicos que no requieren una gestión de flujo de trabajo demasiado compleja. Su interfaz es fácil de usar, lo que la hace buena para equipos más pequeños o proyectos menos técnicos.

Trello

 Requisitos de uso: Se utiliza en línea, por lo que necesitas un dispositivo con acceso a Internet y un navegador web o la app móvil.

 Funciones: Tableros visuales, listas y tarjetas para organizar tareas. Permite adjuntar archivos, crear etiquetas y establecer fechas de vencimiento.

 Alcance: Funciona bien para equipos pequeños o proyectos personales. Su simplicidad la hace adecuada para una variedad de proyectos.

 Impacto: Ayuda a visualizar el flujo de trabajo y el progreso de las tareas, lo que mejora la eficiencia.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy conveniente para proyectos tecnológicos pequeños o medianos, donde se puede gestionar visualmente el avance de tareas, pero no es ideal para proyectos complejos con muchos detalles técnicos.

Microsoft To Do

 Requisitos de uso: Se necesita acceso a una cuenta de Microsoft, dispositivo y conexión a Internet.

 Funciones: Crea listas de tareas, recordatorios, subtareas y sincronización con Outlook.

 Alcance: Es adecuado para proyectos personales o tareas diarias, y también puede ser útil para equipos pequeños.

 Impacto: Mejora la productividad personal y la organización diaria.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es más conveniente para tareas simples o personales dentro de proyectos tecnológicos, no es adecuada para gestionar proyectos más complejos.

Toggl Plan

 Requisitos de uso: Se requiere de conexión a Internet y acceso desde un navegador o app móvil.

 Funciones: Gestión de tareas y proyectos, vistas de cronograma, delegación de tareas y colaboración en tiempo real.

 Alcance: Ideal para equipos pequeños a medianos, proporciona claridad en los plazos y en el avance de los proyectos.

 Impacto: Aumenta la transparencia y reduce la carga cognitiva al mostrar el progreso de manera visual.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es adecuado para proyectos tecnológicos que requieren una visualización clara de los plazos y la asignación de tareas, pero no es tan robusto para equipos grandes o proyectos altamente complejos.

Wrike

 Requisitos de uso: Necesita acceso a Internet y se puede usar desde navegadores web, con app para dispositivos móviles.

 Funciones: Gestión de tareas, diagramas de Gantt, colaboración, reportes personalizados y seguimiento de tiempo.

 Alcance: Es perfecta para equipos medianos a grandes, especialmente aquellos que manejan proyectos complejos.

 Impacto: nos ayuda a mantener todo organizado, colaborando de manera eficiente y asegurando el cumplimiento de plazos.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy útil para proyectos tecnológicos, especialmente aquellos que requieren una gestión detallada y una colaboración fluida entre varios departamentos.

Por parte de las herramientas de Pago:

Smartsheet

 Requisitos de uso: Se necesita conexión a Internet y un navegador web, además de tener una cuenta de usuario.

 Funciones: Funciona como una hoja de cálculo avanzada con opciones de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, automatización de flujos de trabajo y reportes.

 Alcance: Es útil para empresas que manejan proyectos más complejos y grandes.

 Impacto: Facilita la automatización de tareas y el seguimiento de proyectos, lo que mejora la eficiencia.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es especialmente adecuada para proyectos tecnológicos que requieren análisis de datos, programación de tareas y gestión de recursos.

ClickUp

Requisitos de uso: Requiere acceso a Internet y es accesible desde navegadores y apps móviles.

 Funciones: Gestión de tareas, automatización de flujos de trabajo, establecimiento de prioridades, y personalización de vistas y notificaciones.

 Alcance: Ideal para startups o empresas de tamaño mediano que necesitan una herramienta flexible y accesible.

Impacto: Este mejora la organización y la eficiencia al permitir personalizar la forma de gestionar proyectos según las necesidades del equipo.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy útil para equipos que necesitan gestionar proyectos de desarrollo con muchas tareas repetitivas y plazos ajustados, pero no tan adecuada para proyectos extremadamente complejos.

Monday

 Requisitos de uso: Funciona en línea, por lo que solo se necesita una cuenta, un navegador y conexión a Internet.

 Funciones: Este ofrece tableros, automatizaciones, cronogramas y visualización de datos.

 Alcance: Ideal para equipos pequeños a medianos que necesitan una herramienta visual y fácil de usar para gestionar proyectos.

 Impacto: Este facilita la organización y coordinación del equipo, mejorando la colaboración y el cumplimiento de plazos.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es conveniente para proyectos de tecnología que no son demasiado técnicos, pero aun así requieren coordinación de equipo y tareas.

Jira

 Requisitos de uso: Necesita conexión a Internet y es accesible a través de navegador o app móvil.

 Funciones: Se encarga de gestionar los proyectos ágiles, como Scrum y Kanban, división de tareas, asignación de responsabilidades, y generación de reportes.

 Alcance: Es ideal para equipos de desarrollo de software y empresas grandes que requieren una herramienta robusta para proyectos complejos.

 Impacto: Aumenta la eficiencia y permite una colaboración ágil en equipos técnicos, ayudando a gestionar proyectos con múltiples etapas y ciclos.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es la opción más conveniente para proyectos tecnológicos, especialmente en el desarrollo de software y equipos que siguen metodologías ágiles.

Zoho Projects

 Requisitos de uso: Este requiere acceso a Internet y una cuenta en Zoho.

Funciones: Diagramas de Gantt, seguimiento de tiempo, colaboración en equipo, y reportes personalizados.

 Alcance: Es bueno para equipos de todos los tamaños que necesitan una solución completa de gestión de proyectos.

 Impacto: Ayuda a mantener el control de los proyectos al ofrecer visibilidad y seguimiento detallado.

 Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy buena para equipos de tecnología que necesitan gestionar tareas y plazos, con un enfoque en la simplicidad y la colaboración.

Tema #2 

Selección De las Herramientas.

-Gratuitas:

·       Asana: debido a que es una de las herramientas más populares y fácil de usar. Se destaca por permitir un excelente manejo en la gestión de proyectos, además, aunque se necesita una conexión a internet tiene la ventaja de un navegador web y su propia app móvil. Es ideal para trabajos y equipos pequeños o proyectos con áreas de trabajo menos complejas.

·       Trello: al igual que Asana, Trello funciona con tableros que permiten mantener una visión de cómo está marchando el proyecto, lo que facilita su seguimiento y control. También su uso es en línea o su app, por lo que se requiere el uso de internet. Se acomoda a equipos pequeños o proyectos personales o medianos donde se consigue una administración visual del proyecto.

·        Microsoft To Do: aquí tenemos una lista de cosas que hacer. Esta herramienta ofrece una especie de agenda online para tener presente tus obligaciones y proyectos, manteniendo un orden a seguir para alcanzar los objetivos finales. Esta herramienta es perfecta para mantener un control de tus prioridades y realizar recordatorios sobre asuntos importantes; y también Microsoft ofrece otras aplicaciones como Outlook, que simplifica y sincroniza todo en un solo lugar. Para utilizar esta herramienta es necesario una cuenta Microsoft, un dispositivo y conexión a internet y es ideal en proyectos personales y para realizar tareas diarias.

·       Toggl Plan: esta permite llevar una visión estructurada sobre las partes del proyecto que se van completando y aquellas que no. Su interfaz es intuitiva y fácil de usar ya que se compone de cronogramas y tableros que simplifican su uso. Además, permite realizar ajustes en tiempo real y todos pueden ver dichos ajustes. Se puede encontrar en su app móvil y también en la web. Gracias a su claridad es ideal en equipos pequeños o medianos y también evita la aglomeración de procesos, aumenta la transparencia y reduce la carga de trabajo debido a su estructura visual.

·       Wrike: esta herramienta esta enfocada directamente en ayudar a equipos a gestionar los procesos del proyecto de manera eficaz. Es una de las herramientas más completas que permite planificar tareas, asignarlas y seguir su proceso en tiempo real. Es flexible gracias a la variedad de herramientas que provee y facilita la comunicación ya que permite la función de agregar comentarios, aprobaciones y uso compartido de archivos, también, incluyes la opción de agregar reportes, creando una solución completa para el equipo. Está en la web, así como en su propia app móvil. Es esencial para equipos modernos y grandes, ya que ofrece variedad de herramientas para realizar tareas y procesos más complejos. Ayuda a mantener una organización, colaboración y cumplimientos de plazos.

De Pago:

·       Smartsheet: Es una herramienta más intuitiva y dinámica que se basa en hojas de cálculo, aunque un poco más sofisticadas. Brinda opciones para planificar proyectos y administrar tareas específicas. Integra diferentes opciones tecnológicas para una mejor gestión. Ya que es una herramienta de pago es necesario una cuenta de usuario, pero se puede usar también en la web. Es ideal par empresas que manejan proyectos más grandes y complejos. Mejora la eficiencia a través de la automatización de tareas y el control del proyecto. Es adecuada en proyectos tecnológicos que requieren análisis de datos, programación de tareas y gestión de recursos.

·       clickUp: Encaja perfectamente en empresas que están dando sus primeros pasos o están emergiendo en el mercado y cuentan con poco personal. Se destaca por su interfaz intuitiva y colorida, además de ser variada en funciones como marketing, diseño, ventas y desarrollo. Es ideal para organizar proyectos por prioridades, además de establecer objetivos y recordatorios. Además, ofrece una búsqueda, ordenada y personalizada para la administración de tareas.  Aumenta la organización y eficiencia ya que se adapta a las necesidades del equipo y es útil para equipos que deben gestionar tareas repetitivas y con plazos ajustados.

·       Monday: es un software con una amplia gama de aplicaciones que ayudan a acelerar y fomentar el trabajo colaborativo. Es adecuada para ayudar a empresas pequeñas que están comenzando, implementado herramientas digitales para la gestión de proyectos. Contiene procesos de automatización que ayudan a evitar errores y un sistema que permite visualizar los datos en una forma fácil y simple de comprender. La podemos encontrar en línea por lo que se requiere de una cuenta y navegador para acceder a ella. Es ideal en equipos pequeños o medianos por su fácil uso y visión para gestionar proyectos, además facilita la organización y trabajo en equipo.

·       Jira: Esta herramienta está centrada en equipos para manejar desarrollo de software, lo que es ideal en nuestra área. Ayuda a planificar, organizar y mantener un control general del proyecto. Es efectiva por su flexibilidad y adaptabilidad en diferentes metodologías. Permite fragmentar grandes proyectos en tareas más simples y personalizadas, además de rastrear su avance. Es accesible a través de un navegador o su app móvil. Se enfoca en gestionar proyectos de forma ágil y es ideal para empresas grandes de desarrollo de software que requieren de una herramienta robusta para proyectos complejos y específicos del área.

·       Zoho Projects: Es una estructura de simplifica la organización y trabajo en equipo, debido a que permite planificar tareas, establecer plazos y colaborar de manera eficiente en un entorno centralizado. Su interfaz en intuitiva y cuenta con varias funciones que facilitan el control del proyecto. Es muy versátil, ya que es capaz de integrarse con otras herramientas e Zoho y otras aplicaciones populares. Requiere de una cuenta en Zoho y acceso a internet. Es aplicable para equipos de todos los tamaños que requieren de una solución completa de la gestión del proyecto.  Es buena en equipos que necesitan gestionar tareas y plazos definidos, con un amplio enfoque en la simplicidad y colaboración.

Tema #3

Cuadro comparativo entre las cinco herramientas gratuitas seleccionadas, a partir de las características y los aspectos anteriores:

Tema #4

Cuadro comparativo entre las cinco herramientas De pago, a partir de las características y los aspectos anteriores:

Tema #5

Selección de una herramienta gratuita y una de pago que utilizaría para mis proyectos, y argumentando detalladamente mi selección.

Para la elaboración de mi proyecto futuro usaría a Asana como herramienta gratuita y a Monday como herramienta de pago.

Argumento sobre la utilización de ambas herramientas.

Cuando pienso en mi próximo proyecto, sé que la organización va a ser clave y ahí es donde creo que las herramientas Asana y Monday van a ser claves en ese desarrollo:

Con Asana, siento que tendría todo bajo control, me imagino dividiendo el proyecto en tareas pequeñas y asignando fechas límite para asegurarme de que no dejare nada al último minuto. Me gusta la idea de poder ver de un vistazo qué está hecho y qué falta como si fuera una lista muy organizada que además me permite colaborar con mis compañeros sin perder tiempo. Sería como tener un espacio donde todo lo relacionado con el proyecto está centralizado y claro.

Por otro lado, pienso que Monday me ayudaría a trabajar de forma más visual y personalizada. A veces, ver las cosas en un formato como un cronograma me ayuda a entender mejor el panorama completo, además, con las opciones de automatización puedo ahorrar tiempo en recordatorios o tareas que se repiten, lo cual es perfecto para concentrarme en lo que realmente importa. Es como si esta herramienta me empujara a ser más eficiente y profesional con la gestión del proyecto.

Ambas me darían esa sensación de control y estructura que necesito y al mismo tiempo me permitirían aprender habilidades que seguro me serán útiles en el futuro. Honestamente, siento que con estas herramientas estaría un paso más cerca de asegurar que mi proyecto sea un éxito futuro.

Tema #6

Ejemplo real de un proyecto que yo aspiro a desarrollar, y explicando detalladamente cómo utilizaría cada una de las dos herramientas en ese proyecto, la gratuita y la de pago.

Un ejemplo sobre mi proyecto final tendría que ver con la instalación de un sistema de facturación para el negocio familiar de ventas de medicamentos, con Asana que es gratuita, la usaría para estructurar todas las tareas necesarias para completar mi proyecto. Por ejemplo: puedo crear una lista de tareas que incluya investigar sistemas de facturación adecuados, coordinar la compra del software, y planificar la capacitación del personal. Cada tarea tendría su fecha límite, y las más grandes las dividiría en subtareas para que no se sientan tan forzados. Además, podría asignar algunas tareas a mi familia, como recopilar información sobre los requerimientos del negocio u otros sistemas de facturación a los que hayan tenido algún tipo de interacción.

con Monday que es de pago, podría llevar el seguimiento del proceso de forma más visual y detallada. Por ejemplo: crearía un cronograma donde cada fase del proyecto esté claramente delineada, como la instalación del sistema, las pruebas iniciales, y la implementación final. Me ayudaría mucho porque puedo usar sus funciones avanzadas para establecer recordatorios sobre tareas clave, como confirmar con los proveedores o realizar la capacitación del personal.

ATT:

Vanessa Altagracia Abreu Henríquez 19-SISN-5-024

Emmanuel David Beato Villar 22-SISN-5-001

Daniel de Jesús Lantigua Vargas 22-SISN-5-010

Jonathan David Frias Fernández 22-SISN-5-012